Riunioni in azienda: se non si decide niente, è tempo buttato

Lunedì mattina, sala riunioni. Sei persone, un'ora, il titolare che apre con "facciamo il punto". Si parla di un cliente in ritardo, di un ordine sbagliato, delle ferie di agosto. Alla fine ci si alza, ognuno torna alla scrivania, e martedì nessuno sa con certezza chi doveva fare cosa. Se le riunioni in azienda da te finiscono spesso così, il problema non è quante ne fai. È che non decidono.

Il conto è semplice: sei persone per un'ora fanno sei ore di lavoro, ogni settimana. Non sono ore perse per forza: una riunione che chiude una decisione le ripaga in fretta. Ma se quando esci nessuno sa cosa deve fare, quelle ore non tornano, e spesso ne servono altre per rimediare: telefonate, messaggi, la stessa discussione riaperta la settimana dopo.

Perché le riunioni in azienda finiscono senza decisione

Nelle PMI capita per un motivo preciso: il titolare è il punto in cui arrivano tutte le domande. La riunione diventa lo sportello dove portare i problemi. Il titolare ne risolve tre al volo, gli altri ascoltano, e chi aveva un dubbio diverso torna a lavorare con lo stesso dubbio.

Ci sono poi tre segnali facili da riconoscere:

• L'ordine del giorno è "aggiornamenti". Un aggiornamento si può leggere: non ha bisogno di sei persone sedute.
• Si invitano tutti per non offendere nessuno. Così chi non c'entra guarda il telefono e chi deve decidere non si espone.
• Nessuno scrive niente. Ognuno ricorda a modo suo, e la settimana dopo si riparte da capo.

Non servono più riunioni, né riunioni più lunghe. Servono tre regole.

Tre regole per riunioni che decidono

Una domanda sola. Prima di convocare, scrivi in una riga cosa va deciso. Non "parliamo del magazzino", ma "spostiamo gli ordini del venerdì al giovedì, sì o no?". Una domanda così dice già chi serve e quanto tempo ci vuole. Se non riesci a scriverla, forse non hai ancora una riunione: hai un pensiero da chiarire, o un'informazione che può viaggiare con un messaggio.

Solo chi serve. Al tavolo stanno chi deve decidere e chi dovrà fare. Tutti gli altri ricevono il riassunto. All'inizio qualcuno potrebbe prenderla male, quindi spiega il motivo: non li stai escludendo, stai restituendo loro un'ora di lavoro.

Si chiude con nomi e date. Gli ultimi cinque minuti servono a una cosa sola: chi fa cosa, entro quando. Due righe, mandate a tutti appena finita la riunione. Per esempio: "Il responsabile acquisti chiama il fornitore entro mercoledì. L'ufficio ordini avvisa i clienti entro venerdì." Se una cosa non ha un nome e una data, non è una decisione: è un'intenzione.

Gli errori che rovinano anche le buone regole

Le tre regole si imparano in fretta. Più difficile è non ricadere nelle vecchie abitudini. Ecco dove si inciampa di solito:

• Decidere tu al posto di tutti. Se parli sempre per primo, gli altri si adeguano. Prova a parlare per ultimo: sentirai cose che di solito restano fuori dalla sala. E con il tempo, molte decisioni non dovranno più passare da te.
• Aprire altri temi. Quando spunta un problema nuovo, segnalo a parte e decidi dopo se merita un'altra riunione. Altrimenti la domanda di partenza resta lì, senza risposta.
• Non controllare. La riunione successiva comincia dalle decisioni della precedente: fatto o non fatto, e se no perché. Bastano due minuti, e le persone capiscono che quelle due righe contano davvero.
• Tenerla per abitudine. Una riunione fissa che da settimane non decide niente si può togliere o accorciare. Provare costa poco: se manca, la rimetti.

Da provare questa settimana

Prendi la prossima riunione in agenda e scrivi la domanda in una riga, prima di confermarla. Se ti viene, mettila nell'invito e togli chi non serve per rispondere. Se non ti viene, prova a sostituirla con un messaggio. Alla fine della riunione, manda le due righe con nomi e date.

Poi guarda cosa succede la settimana dopo: le cose decise sono state fatte? Se sì, hai già la tua prima riunione che decide. Applica le stesse regole alla successiva, una alla volta.